Welcome pack участника конференции: что положить в пакет, чтобы его не выбросили

Пакет участника конференции, или welcome pack, — это набор вещей, который каждый участник получает на регистрации. Обычно в нём лежат сумка, блокнот, ручка, бутылка для воды и программа мероприятия. Такой пакет пригодится участнику во время мероприятия, а после останется полезным и в повседневной работе. Готовые варианты можно посмотреть в разделе подарочных наборов welcome pack в нашем каталоге.

Пакет участника легко спутать с двумя похожими вещами. Раздачу на выставочном стенде получают случайные посетители выставки, и для неё действуют другие правила. О ней мы рассказали в статье о том, что раздавать на выставочном стенде. Welcome-бокс дарят новому сотруднику в первые дни работы, и о нём есть раздел в статье про корпоративные подарки.

Есть и третье значение. Отели и конференц-залы называют «конференц-пакетом» аренду зала вместе с кофе-брейком. В этой статье речь идёт о наборе вещей для участников.

Почему пакет участника выбрасывают

Часто участник оставляет пакет в зале или выбрасывает содержимое в тот же вечер. Обычно у этого одна из пяти причин:

• В пакете лежат случайные вещи, которые никак не связаны с программой и с работой участника.
• Большую часть пакета занимают листовки и буклеты партнёров. Их почти никто не читает, поэтому они первыми отправляются в урну.
• Сумка неудобная. У неё короткие ручки, она рвётся или в неё не помещается ноутбук.
• Вещь нужна только на один день, и после конференции пользоваться ею незачем.
• Логотип и название события занимают всю вещь, поэтому носить её в обычной жизни неловко.

Избежать этих ошибок помогает одно правило отбора.

Правило отбора: вещь нужна сегодня на площадке или завтра на работе

Каждую вещь для пакета стоит проверить одним вопросом. Пригодится ли она участнику в течение дня на конференции или после неё, в офисе и дома? Если вещь не нужна ни там, ни там, класть её в пакет не стоит.

Например, блокнот и ручка нужны в зале, чтобы записывать доклады. Бутылка для воды пригодится в перерывах, а потом переедет на рабочий стол. Сумка сначала служит упаковкой для всего набора, а потом с ней ходят в магазин. Пластиковая фигурка с логотипом не нужна ни на площадке, ни после неё.

Чтобы применить правило к своему событию, стоит заранее ответить на четыре вопроса:

• Сколько длится конференция: один день или несколько?
• Много ли участников приедет из других городов?
• Есть ли на площадке кулеры с водой и места, где можно зарядить телефон?
• Кто получает набор: только участники или ещё спикеры и партнёры?

От ответов зависит, что войдёт в базовый набор и что к нему стоит добавить.

Что положить в пакет участника: базовый состав

Базовый набор состоит из пяти позиций. Их часто добавляют в пакет участника, потому что они могут понадобиться уже в первые часы мероприятия.

Сумка или шопер

Сумка выполняет две задачи. На конференции в ней участник получает и носит весь набор. После конференции сумка используется для магазина или поездки. Шопер — это тканевая сумка с длинными ручками, которую удобно носить на плече.

Для пакета участника лучше выбирать сумку из плотной ткани, в которую свободно помещаются блокнот и бутылка. Хлопковые и холщовые шоперы собраны в разделе сумок для покупок. Сумки с местом для бумаг и ноутбука есть в разделе сумок для документов. Если нужна сумка другого вида, можно посмотреть раздел сумок на заказ.

Блокнот и ручка

Блокнот и ручку участник использует прямо в зале, пока слушает доклады. После конференции они остаются на рабочем столе, поэтому логотип будет на виду ещё долго.

Готовые блокноты можно выбрать в каталоге и нанести на обложку логотип. Можно также заказать печать блокнота со своими внутренними страницами. Тогда на первых страницах можно напечатать программу конференции и план площадки.

При цифровой печати в каждом экземпляре можно менять отдельные элементы. Например, на блокноте можно напечатать имя участника. Детали такой печати уточнит менеджер.

Ручки лучше выбирать с удобным корпусом и проверять по образцу до заказа всего тиража. Ручка должна писать ровно и не пачкать руки, иначе пользоваться ей долго не будут.

Бутылка для воды или термокружка

В конференц-зале часто бывает душно, а кулер с водой может стоять далеко. Своя бутылка избавляет от этой проблемы, поэтому она пригодится участнику во время мероприятия.

Если на площадке есть кулеры, подойдёт обычная бутылка для воды. Для осенней конференции можно выбрать термокружку, в которой кофе с кофе-брейка дольше остаётся горячим. После события бутылка или термокружка обычно остаётся у человека в сумке или на рабочем столе.

Чехол для бейджа и лента

Бейдж участник носит весь день, поэтому чехол для него и лента на шею обычно нужны на конференции. Если положить их в пакет, на регистрации не придётся выдавать их отдельно. Чехол для пропуска пригодится и после события, потому что в него удобно убрать рабочий пропуск или банковскую карту.

Программа и бумага, которую не выбросят

Бумажная программа нужна многим участникам, даже если у конференции есть сайт или чат. При этом стопка листовок в пакете обычно отправляется в урну в тот же день. Поэтому бумаги в пакете лучше оставить немного и сделать её полезной.

• Программу можно напечатать на первых страницах блокнота. Тогда она не потеряется, и её не придётся носить отдельно.
• Если программа большая, её удобнее напечатать небольшой брошюрой, которая помещается в карман.
• Вместо рекламных листовок в пакет можно положить наклейки с символикой события. Их клеят на ноутбук или телефон, и они остаются с человеком надолго.

Если листовка в пакете всё же нужна, её стоит сделать такой, чтобы участник её сохранил. Как этого добиться, мы разобрали в статье «Листовка, которую не выбросят».

Что добавить под формат конференции

К базовому набору стоит добавить одну или две вещи, которые подходят именно вашему событию.

Если форум идёт несколько дней или многие участники приехали из других городов, пригодится внешний аккумулятор, или power bank. С ним участник зарядит телефон между докладами и не будет искать свободную розетку.

Если конференция проходит осенью, в пакет можно положить складной зонт. Этим зонтом человек будет пользоваться и после события, в любой дождливый день.

Для IT-специалистов и дизайнеров хорошо подходят наклейки и значки с логотипом. Такие участники часто украшают ими ноутбуки и рюкзаки.

Если в программе длинный день докладов, можно добавить набор с кофе. Например, в такие наборы кладут кофе в дрип-пакетах. Дрип-пакет — это пакетик-фильтр с молотым кофе, который вешают на край кружки и заливают горячей водой.

Разные пакеты для участников, спикеров и партнёров

На конференции обычно есть три группы гостей: участники, спикеры и партнёры. Выдавать всем одинаковый пакет не обязательно. Удобнее собрать базовый набор для всех и дополнить его для тех, кого вы хотите отметить особо.

В разделе наборов welcome pack нашего каталога есть готовые варианты для каждой группы. Вот три примера:

Кому	Набор	Что внутри
Все участники	First Line	холщовая сумка, ручка, бутылка, блокнот
Участники, если бейдж кладут в пакет	Luba Walk	холщовая сумка, чехол для пропуска, лента с карабином, ручка, бутылка для воды, блокнот
Спикеры и партнёры	Skywriting	рюкзак, складной зонт, ежедневник, ручка

Для спикеров и партнёров лучше выбирать вещи, которыми человек будет пользоваться долго. Это может быть рюкзак, ежедневник в плотной обложке или качественная ручка. Больше таких вариантов собрано в разделе подарочных бизнес-наборов.

Готовый набор может подойти вам не целиком. В этом случае менеджер поможет подобрать состав под вашу задачу, тираж и бюджет.

Как нанести логотип, чтобы вещью пользовались после конференции

Участник будет носить сумку и пользоваться бутылкой после события, если вещь выглядит аккуратно. Крупный логотип на всю поверхность превращает вещь в рекламу, и многие не хотят ходить с ней по городу.

Логотип лучше сделать небольшим и разместить в углу, на кармане или на боковой стороне. Хорошо смотрится фирменный цвет события или повторяющийся узор из его символики.

Дату и название конференции лучше печатать на упаковке, бейдже и программе. На сумке и бутылке дата быстро теряет смысл. Через год вещь с датой прошлого форума выглядит устаревшей, и пользоваться ей перестают.

Способ нанесения зависит от материала вещи. На ткань логотип обычно наносят шелкографией или вышивкой. Шелкография — это печать краской через сетку-трафарет. На металл чаще всего наносят логотип лазерной гравировкой. Для пластика подходит УФ-печать, при которой краска застывает под ультрафиолетовой лампой.

Способы нанесения подробно сравниваются в статье о шелкографии, DTF, вышивке и УФ-печати. Все технологии, которые мы используем, перечислены на странице нанесения логотипа. Чтобы макет приняли в работу с первого раза, стоит заранее сверить его с требованиями к макету.

Упаковка и сборка комплектов

Пакет участника можно упаковать тремя способами:

• Сама сумка или шопер служит упаковкой. Это самый простой вариант, при котором отдельная коробка не нужна.
• Коробка с окном сразу показывает содержимое набора. Такие коробки есть в разделе подарочных коробок.
• Коробку можно заказать со своей полноцветной печатью. Для этого есть раздел самосборной упаковки на заказ.

Комплекты лучше разложить заранее, чтобы на регистрации участник сразу получил готовый пакет. Если собирать пакеты в день конференции, у стойки регистрации появляется очередь. Поэтому стоит заранее обсудить с подрядчиком, кто раскладывает вещи по комплектам и как их доставят на площадку. В «Сахар Медиа» тираж, нанесение, оплату и доставку обсуждает менеджер.

Сколько заказывать и когда начинать

Наборы welcome pack в «Сахар Медиа» можно заказать от 10 штук. При заказе свыше 50 штук действует скидка 10%.

Тираж лучше считать по списку зарегистрированных участников и добавить к нему небольшой запас. Запас пригодится для тех, кто зарегистрируется в день конференции, и для гостей, которых добавят в последний момент.

Начинать подготовку лучше заранее. Время уходит на выбор состава, согласование макета, нанесение логотипа и сборку комплектов. Точный срок для вашего тиража рассчитает менеджер.

Осенью в Екатеринбурге проходит много деловых форумов и конференций. Их даты собраны в нашем календаре событий на осень 2026 года. По календарю удобно посчитать, сколько времени осталось до вашего мероприятия.

Если вы заказываете мерч впервые, стоит прочитать статью «Как заказать корпоративный мерч в первый раз». В ней по шагам описано, как проходит заказ, какие бывают тиражи и какие нужны макеты.

Чек-лист перед заказом

1. Составить список получателей и разделить его на группы: участники, спикеры, партнёры.
2. Для каждой вещи проверить, где она пригодится: на площадке или после конференции.
3. Уточнить у менеджера, есть ли выбранные вещи в нужном количестве.
4. Подготовить логотип в векторном формате и сверить макет с требованиями.
5. Выбрать упаковку: сумку, коробку с окном или коробку со своей печатью.
6. Решить, где будет программа: в блокноте, в брошюре или только на сайте.
7. Добавить к тиражу запас на регистрацию в день события.
8. Договориться о дате и месте доставки готовых комплектов.

Частые вопросы

Где заказать welcome pack для конференции

В «Сахар Медиа» можно заказать пакет участника целиком: сумки, наполнение, печать программ и упаковку. Готовые варианты собраны в разделе подарочных наборов welcome pack. Оставьте заявку на странице раздела, и мы подберём наполнение под вашу аудиторию, бюджет и тираж, подготовим макеты и рассчитаем стоимость.