Участие компании в выставке стоит заметных денег, потому что нужно оплатить взнос и площадь, оформление стенда, печать материалов, поездку и рабочие дни команды. Выставка окупается, когда цель поставлена заранее, а стенд, материалы и работа с контактами подчинены этой цели. План ниже подойдёт компании, которая берёт у организатора стандартный стенд и едет на выставку впервые или нечасто.
Коротко
- Подготовку начинают с одной главной цели и цифры, по которой потом проверяют результат.
- Готовиться к выставке лучше за 2–3 месяца, а печать отправлять в работу за 2–3 недели.
- Стандартный стенд организатора можно выделить печатью: графикой на панелях и фризе, баннером и роллапом.
- Контакты гостей записывают сразу на стенде, а горячим клиентам отправляют предложение в первые 2–3 дня.
- Окупаемость выставки считают по цене контакта и по выручке от сделок, которые закрылись после неё.
Цель участия в выставке: с чего начать
Участие компании в выставках решает разные задачи, и от задачи зависит, как оформить стенд, что заказать и кого поставить работать на нём. Поэтому цель участия в выставке стоит определить первой, ещё до бронирования площади.
Для каждой цели лучше заранее выбрать цифру, по которой потом проверяют результат, чтобы после выставки было понятно, оправдались ли расходы.
| Цель участия | По какой цифре проверить | Что нужно на стенде |
|---|---|---|
| Найти новых клиентов | Число целевых контактов и цена одного контакта | Анкета или игра, за которую гость оставляет контакт, CRM, мерч для тех, кто оставил контакт |
| Продать больше текущим клиентам и дилерам | Встречи, назначенные до выставки, и сделки после неё | Приглашения до выставки, место для переговоров, каталог |
| Запустить новый продукт | Число показов продукта и заявок на тест | Сам продукт на стенде, роллап с главным сообщением |
| Сделать бренд заметнее | Число посетителей стенда, упоминания, новые подписчики | Заметная графика, фотозона, один узнаваемый образ |
| Изучить рынок и конкурентов | Заметки о конкурентах, новые партнёры | Время на обход выставки |
Лучше выбрать одну главную цель и одну-две дополнительные. Если целей больше, команде трудно понять, что делать в первую очередь, и у стенда нет одного главного сообщения.
Подготовка к участию в выставке: план по неделям
Готовиться к выставке лучше начинать за 2–3 месяца. Этот план рассчитан на компанию, которая берёт стандартный стенд площадью 6–12 м².
- За 2–3 месяца. Выбрать выставку и забронировать стенд. Ближайшие события Екатеринбурга собраны в нашем календаре событий. У организатора стоит сразу запросить размеры панелей и фриза, высоту стенда, правила подвеса, число розеток, время монтажа и демонтажа. Фриз — это верхняя панель стенда, на которой обычно пишут название компании.
- За 1–1,5 месяца. Решить, какое главное сообщение увидят гости, подготовить макеты графики и полиграфии, выбрать мерч и одежду для команды.
- За 2–3 недели. Отправить в печать графику стенда и полиграфию, заказать мерч.
- За неделю. Собрать весь комплект, проверить QR-коды и ссылки и раздать команде сценарий разговора с гостями и форму для записи контактов.
- Накануне открытия. Смонтировать графику на стенде. Организатор выделяет для монтажа отдельное время, и «Сахар Медиа» монтирует в это время своей бригадой.
План по дате выставки
Укажите дату открытия выставки, и у каждого шага появятся даты.
- За 2–3 месяца — выбрать выставку и забронировать стенд. Запросить у организатора размеры панелей и фриза, время монтажа.
- За 1–1,5 месяца — решить, какое главное сообщение увидят гости. Подготовить макеты графики и полиграфии, выбрать мерч и одежду для команды.
- За 2–3 недели — отправить в печать графику стенда и полиграфию, заказать мерч.
- За неделю — собрать весь комплект, проверить QR-коды и ссылки. Раздать команде сценарий разговора с гостями и форму для записи контактов.
- Накануне открытия — смонтировать графику на стенде в отведённое организатором время.
- Во время выставки — записывать каждый контакт в форму или CRM. Угощение и мерч давать за контакт или действие.
- После выставки, день 1 — выгрузить контакты и разделить их на горячие, тёплые и холодные.
- Дни 2–3 — отправить горячим контактам коммерческое предложение.
- Первая неделя — отправить тёплым контактам материалы и пригласить на встречу.
- Через месяц — ещё раз написать тем, кто не ответил.
Что нужно для участия в выставке
Для участия в выставке компании понадобятся:
- договор с организатором и оплаченная площадь;
- стенд: стандартный от организатора или построенный отдельно;
- графика для стенда;
- материалы для раздачи: визитки, листовки, каталоги, мерч;
- команда, которая будет работать на стенде;
- способ быстро записывать контакты гостей;
- план работы с контактами после выставки.
Все дела по этапам собраны в итоговом чек-листе в конце статьи.
Из чего складывается бюджет
Бюджет выставки складывается из нескольких статей расходов:
- взнос организатору, аренда площади и стенда;
- печать графики, монтаж и полиграфия;
- мерч для гостей и одежда для команды;
- поездка и проживание, если выставка проходит в другом городе;
- рабочее время сотрудников.
Стоимость участия и площади называет организатор выставки, а цены на услуги «Сахар Медиа» для стенда начинаются от таких сумм:
- баннер с печатью — от 300 ₽ за м²;
- интерьерный баннер для помещений, в том числе для выставок, — от 925 ₽ за м²;
- монтаж баннера — от 200 ₽ за м²;
- макет — от 700 ₽;
- мерч и одежда с логотипом — заказ от 10 штук, при заказе больше 50 штук скидка 10 %.
2 часа
Смету на печать и монтаж мы считаем за 2 часа.
Оформление выставочного стенда
Оформление выставочного стенда зависит от того, какой стенд дал организатор. Важнее всего, сколько у стенда открытых сторон и откуда его видят гости.
Какой стенд вам дадут: линейный, угловой, полуостров, остров
Вид сверху
- Ваш стенд
- Соседние стенды
- Проход
- Стена
- Открытая сторона
- Главная графика
Линейный
Открыт с одной стороны
Линейный стенд стоит в ряду других стендов и открыт к проходу одной стороной. Главную графику размещают на задней стене и фризе.
Угловой
Открыт с двух сторон
Угловой стенд стоит на краю ряда и открыт с двух сторон. Его видно из двух проходов, поэтому название компании стоит разместить так, чтобы его видели с обеих сторон.
Полуостров
Открыт с трёх сторон
Полуостров открыт с трёх сторон, и у него одна стена. Главная графика размещается на этой стене, а гости могут зайти с любой из трёх сторон.
Остров
Открыт со всех четырёх сторон
Остров открыт со всех четырёх сторон, и стен у него нет. Графику размещают на подвесной конструкции, стойках или колонне в центре стенда.
Чем больше открытых сторон, тем больше нужно графики.
Как выделить стандартный стенд печатью
Стандартный стенд организатора обычно выглядит так же, как у соседей: белые панели, фриз с названием и простая мебель. Выделить его можно печатью без отдельной застройки, и для этого подойдут:
- графика на панелях стенда и на фризе;
- баннер-фон на задней стене с главным сообщением;
- роллап у входа;
- наклейки на стойку и мебель.
Размеры панелей и фриза лучше заранее узнать у организатора, чтобы макет сразу сделали под нужный формат и его не пришлось переделывать.
Как у «Сахар Медиа»
«Сахар Медиа» печатает баннеры для выставок, в том числе интерьерные. Графику монтирует наша бригада в отведённое организатором время до открытия, а после выставки всё демонтирует.
Дизайн выставочного стенда: пять правил
Осенью 2026 года команда «Сахар Медиа» побывала на выставке 100+ TechnoBuild в Екатеринбург-Экспо и оценивала стенды как компания, которая сама их оформляет. После выставки мы составили пять правил, которые подходят и для небольшого стенда.
- Стенд должно быть видно из прохода. Посетитель идёт мимо и за несколько секунд решает, остановиться ли. Заметить стенд издалека помогают большой экран, подвесная конструкция или необычный объект.
- Вход лучше оставить открытым. Стол поперёк входа отпугивает гостей, поэтому сотрудникам стоит встречать людей у входа.
- Продукт лучше показать вживую. Образец, который можно взять в руки, привлекает людей сильнее, чем описание в буклете.
- Угощение полезно, если после него гость делает следующий шаг. Например, кофе наливают после короткой анкеты, и у компании остаётся контакт гостя.
- Удачный образ стоит повторять на следующих выставках. Тогда гости узнают компанию по знакомому цвету, символу или объекту.
Для макета печати стоит учесть ещё три правила:
- у стенда одно главное сообщение, и его можно прочитать за пару секунд;
- важное размещают в верхней части полотна, потому что низ закрывают стойка и мебель;
- шрифт делают крупным, чтобы надпись читалась с 5–10 метров.
Больше примеров с фотографиями стендов есть в нашем обзоре выставки 100+ TechnoBuild.
Мобильные стенды: роллап, пресс-волл, X-баннер
Мобильный стенд — это лёгкая конструкция с напечатанным полотном, которую ставят без застройки. Чаще всего используют три вида мобильных стендов:
- роллап — баннер на стойке, полотно которого сворачивается в основание, поэтому его удобно перевозить и ставить у входа;
- пресс-волл — большая стена с логотипами, на фоне которой гости фотографируются;
- X-баннер — полотно на лёгкой раме в форме буквы X, которое ставят там же, где роллап.
Мобильные стенды нужны, если у компании нет застроенного стенда, а также в зоне регистрации и для фотозоны. Для их макета действуют те же правила: одно сообщение, крупный шрифт, главное в верхней части.
«Сахар Медиа» печатает роллапы и пресс-воллы. Наша бригада делает монтаж для мероприятий и ставит роллапы, стойки регистрации и фоновые стены для фото.
Что заказать заранее
Материалы для стенда лучше заказать одним списком, чтобы в последние дни перед выставкой ничего не пришлось допечатывать.
| Что | Зачем | Когда заказывать | Где на сайте |
|---|---|---|---|
| Графика стенда: баннер на панели и фриз, наклейки | Выделяет стенд в ряду соседних | За 2–3 недели | Печать баннеров |
| Роллап, пресс-волл | Привлекает к входу, служит фоном для фото | За 2–3 недели | Монтаж |
| Визитки | Оставляют гостю ваш контакт. Креативные визитки выбрасывают реже | За 2–3 недели | Визитки |
| Листовки | Коротко рассказывают о продукте | За 2–3 недели | Листовки, статья «Листовка, которую не выбросят» |
| Каталоги и буклеты | Подробно показывают ассортимент | За 2–3 недели | Каталоги, буклеты |
| Мерч | Подарок тем, кто оставил контакт | Срок называет менеджер | Мерч на заказ |
| Одежда для команды | Гости видят, к кому обратиться | Срок называет менеджер | Одежда |
| Бейджи и ленты | Показывают имя и роль сотрудника | Срок называет менеджер | Бейджи и аксессуары |
Печать баннеров, роллапов и полиграфии к выставке в обычное время занимает 1–4 рабочих дня. Ещё 1–3 дня уходит на макет. В ноябре и декабре производство загружено, и сроки растут. Поэтому заказ лучше отправить за 2–3 недели до выставки. Срок изготовления мерча рассчитывает менеджер, потому что он зависит от изделия и способа нанесения.
Пример клиента
«Инноватис» заказал у «Сахар Медиа» фирменные флешки и брелоки, чтобы раздавать их своей аудитории вместе с кофе. Что ещё можно раздавать на выставке и сколько заказывать, мы разобрали в статье «Мерч для выставки».
Команда на стенде: стендисты и их одежда
Кто такой стендист и сколько людей нужно
Стендист — сотрудник, который работает на выставочном стенде: встречает гостей, рассказывает о продукте и записывает контакты.
На небольшом стенде роли удобно разделить: один человек встречает гостей у входа, второй подробно рассказывает о продукте, третий записывает контакт и договаривается о следующем шаге. Сколько людей нужно, зависит от площади стенда и потока гостей.
Выставка обычно длится несколько дней, поэтому стоит составить график смен, чтобы у стендистов были перерывы, а стенд не оставался пустым. Перед открытием каждому лучше выдать сценарий разговора и форму для записи контактов.
Одежда стендистов
Единая форма помогает гостю быстро понять, к кому можно обратиться. Обычно выбирают футболки или поло в цвете бренда и с логотипом, а для холодных павильонов и открытых площадок добавляют толстовки и кепки.
«Сахар Медиа» делает одежду с логотипом для команды: футболки, толстовки, кепки, заказ принимаем от 10 штук. Как выбрать футболку, на которой логотип будет хорошо смотреться, мы рассказали в статье о футболках под брендирование.
Как у «Сахар Медиа»
Мы второй год участвуем в фестивале UDD «Уральская диаспора девелоперов». Для своей команды мы сделали футболки, а для площадки подготовили флаги, баннер фотозоны и ленты для бейджей. Подробности есть в кейсе фестиваля UDD.
Во время выставки: как собрать контакты
Контакт гостя лучше записать сразу, пока человек у стенда. Для этого подойдёт форма на планшете или QR-код, по которому гость сам заполняет анкету. Ответы стоит сразу сохранять в CRM, чтобы после выставки ничего не потерялось.
Угощение и мерч лучше давать за контакт или за действие.
Например, у «Сахар Медиа» работала механика «кофе за контакт»: гость заполнял короткую анкету, и пока готовился напиток, сотрудник вносил ответы в CRM. Другие способы получить контакты гостей описаны в статье об активностях на B2B-мероприятиях.
Что делать после выставки
После выставки у компании остаётся список контактов, и чтобы он превратился в сделки, с ним стоит работать по плану.
- День 1. Выгрузить контакты и разделить их на горячие, тёплые и холодные. Горячие контакты готовы обсуждать заказ, а тёплым интересно, но не срочно.
- Дни 2–3. Отправить горячим контактам коммерческое предложение, пока они помнят разговор.
- Первая неделя. Отправить тёплым контактам материалы и пригласить на встречу.
- Через месяц. Ещё раз написать тем, кто не ответил.
По опыту «Сахар Медиа», многие сделки после мероприятий закрываются через несколько месяцев, поэтому работу с контактами не стоит прекращать после первого письма.
Первое письмо лучше отправить в день выставки или на следующий день, чтобы поблагодарить за визит и напомнить, о чём говорили. Ссылки в письмах лучше делать с UTM-меткой. UTM-метка — это приписка к ссылке, по которой в аналитике видно, что заявка пришла с выставки.
Как оценить эффективность участия в выставке
Эффективность участия в выставке проверяют двумя расчётами.
Цена контакта
Цена контакта = все расходы на выставку ÷ число целевых контактов.
Окупаемость
Окупаемость = (выручка от сделок с выставки − расходы на выставку) ÷ расходы на выставку × 100 %.
Как у «Сахар Медиа»
У «Сахар Медиа» за три мероприятия набралось больше 150 лидов, то есть контактов людей, которым интересны наши услуги. Один целевой контакт обошёлся примерно в 500 ₽.
около 500 ₽
стоил один целевой контакт у «Сахар Медиа» за три мероприятия
Чтобы было с чем сравнивать, до выставки стоит записать цель, бюджет и план по числу контактов, а после выставки сравнить их с результатом. Окупаемость лучше считать через несколько месяцев, когда закроются отложенные сделки.
Итоговый чек-лист
- Определить главную цель участия и цифру, по которой её проверить.
- Забронировать стенд и узнать у организатора размеры панелей, фриза и время монтажа.
- Записать бюджет и план по числу контактов.
- Подготовить макеты графики и полиграфии с одним главным сообщением.
- Отправить в печать графику, роллапы и полиграфию за 2–3 недели до выставки.
- Заказать мерч, одежду для команды, бейджи и ленты.
- Заранее пригласить клиентов и дилеров на встречи у стенда.
- Проверить QR-коды и ссылки с UTM-метками.
- Раздать команде сценарий разговора, форму для контактов и график смен.
- Смонтировать графику до открытия выставки.
- Записывать каждый контакт в форму или CRM.
- Давать угощение и мерч за контакт или действие.
- В первый день после выставки выгрузить контакты и разделить их на горячие, тёплые и холодные.
- В течение 2–3 дней отправить предложение горячим контактам.
- Через месяц ещё раз написать тем, кто не ответил.
- Посчитать цену контакта и окупаемость.
«Сахар Медиа» поможет подготовить стенд к выставке. Мы напечатаем графику, роллапы и полиграфию, сделаем мерч и одежду для команды и смонтируем графику до открытия. Смету посчитаем за 2 часа, телефон: 8 (343) 247-25-10.
Часто задаваемые вопросы
Подготовку к выставке лучше начинать за 2–3 месяца, чтобы без спешки забронировать стенд, подготовить макеты и заказать печать и мерч.
Цель участия в выставке обычно связана с поиском клиентов, продажами, новым продуктом или брендом. Для каждой цели заранее выбирают цифру: число и цену контактов, встречи и сделки, заявки на тест или посетителей стенда.
Стенды отличаются числом сторон, открытых к проходу. Линейный стенд открыт с одной стороны, угловой с двух, полуостров с трёх, остров со всех четырёх, и чем больше открытых сторон, тем больше нужно графики.
Печать к выставке лучше заказать за 2–3 недели. Сама печать в обычное время занимает 1–4 рабочих дня, ещё 1–3 дня уходит на макет, а в ноябре и декабре сроки растут. Срок изготовления мерча называет менеджер при расчёте.
Стендист — сотрудник компании, который встречает гостей на стенде, рассказывает о продукте и записывает контакты. Число стендистов зависит от площади стенда и потока гостей, а на несколько дней выставки нужен график смен.
Контакты после выставки стоит выгрузить в первый же день и разделить на горячие, тёплые и холодные. Горячим предложение отправляют в течение 2–3 дней, тёплым в первую неделю, а через месяц ещё раз пишут тем, кто не ответил.
Чтобы посчитать окупаемость, из выручки от сделок с выставки вычитают все расходы и делят результат на расходы. Считать лучше через несколько месяцев, потому что часть сделок закрывается не сразу.
